Chociaż z dokumentów w ich papierowej formie nie można zrezygnować całkowicie, to jednak w wielu przypadkach papier można zastąpić jego elektronicznym odpowiednikiem – plikiem komputerowym. Na czym polega proces zamiany dokumentu papierowego w cyfrowy, czyli digitalizacja dokumentów?
Dlaczego warto digitalizować dokumenty?
Dokumenty w formie papierowej zajmują dużo miejsca, są podatne na zniszczenie, a także czasochłonne w obsłudze. Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się na ich digitalizację, czyli ucyfrowienie.
Proces jak digitalizacja dokumentów to przekształcenie zasobów mających formę fizyczną na formę elektroniczną. Odbywa się on za pomocą specjalistycznego sprzętu do skanowania oraz dedykowanego oprogramowania.
Digitalizacja w firmach niesie za sobą wiele korzyści – oszczędność czasu przy wyszukiwaniu potrzebnych informacji, większą kontrolę dokumentacji, niższe koszty. Poprzez wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów można dodatkowo usprawnić dostęp do informacji w dowolnym miejscu i czasie.
Digitalizacja dokumentów – krok po kroku
- Przygotowanie dokumentacji do digitalizacji – zebranie dokumentów, które mają być poddane skanowaniu, uporządkowanie ich według klucza, na przykład rodzaju lub daty powstania.
- Wybranie miejsca do przechowywania dokumentów w wersji elektronicznej – najbezpieczniejszą opcją jest zewnętrzny serwer, czyli archiwizacja dokumentów w chmurze. Wtedy pracownicy mogą uzyskać zdalny dostęp do dokumentacji na komputerach, urządzeniach mobilnych.
- Skanowanie dokumentów – z wykorzystaniem odpowiednich skanerów oraz oprogramowania digitalizacja może zostać zautomatyzowana. Należy pamiętać o tym, że prace powinna prowadzić osoba posiadająca uprawnienia do dostępu do konkretnych typów danych, na przykład wrażliwych.
- Indeksowanie dokumentacji – po zeskanowaniu pliki elektroniczne są indeksowane, czyli oznakowane tak, aby można było łatwo je wyszukiwać, na przykład pod kątem daty ich powstania, rodzaju, treści.
- Ustanowienie kontroli dostępu do archiwum dokumentów – nadanie pracowniom uprawnień do określonych zasobów.
Po zakończeniu prac archiwum powinno być również regularnie kontrolowane, aktualizowane o nowe pozycje i czyszczone z niepotrzebnej dokumentacji, aby mogło działać niezawodnie.
Firma może stworzyć archiwum elektroniczne we własnym zakresie lub może zlecić jego opracowanie zewnętrznemu dostawcy usług digitalizacyjnych. Obsługa polega wtedy nie tylko na skanowaniu, ale także obejmuje wdrożenia systemów zarządzania dokumentami.
